Proyectos de TI: Claves de su correcta implementación
Autor: Arturo García Alcocer
Cargo: Director de Administración de Proyectos
El hecho de que se tenga establecido que el proyecto de TI se entregará a tiempo y dentro del presupuesto no siempre implica que así sea, especialmente cuando se trata de este tipo de proyectos. Los proyectos de TI son intrínsecamente diferentes a otros tipos.
Existen dos metodologías para la gestión de proyectos de TI, estas son:
- El método de cascada, se considera una metodología más tradicional. Emplea un enfoque secuencial y descendente para la gestión de proyectos de TI con el objetivo de eliminar el riesgo y la incertidumbre al inicio del proyecto.
- La metodología Ágil, es una metodología relativamente nueva y deja espacio para los cambios repentinos cuando surge lo inesperado. Su popularidad ha crecido gracias a su enfoque orientado al cambio, que da a los equipos de proyectos de TI la capacidad dinámica de adaptarse rápidamente a los cambios necesarios y corregir el rumbo.
Algunos gerentes de proyectos de TI aplican un enfoque híbrido con sus equipos, utilizando la metodología que tenga más sentido para el proyecto de TI específico que se esté considerando. Independientemente del nombre de la metodología más usada, el verdadero secreto del éxito de un proyecto de TI es un equipo y su capacidad de elaborar estrategia, comunicarse, ser flexible y tener la concentración. Conozca las claves para una correcta implementación de proyectos de TI.
En términos de comunicación debemos de:
- Tener una visión clara de cómo es el resultado final y de todo lo que contribuirá a ese objetivo, no hay lugar para el esparcimiento, se debe ser exacto y específico.
- Establecer los beneficios del proyecto, lo que se va a aportar al proyecto y cuándo se espera que se entregue. Se debe hacer lo antes posible durante el proyecto para limitar la confusión y aumentar la eficiencia.
- Es imprescindible una política de comunicación abierta dando pasó a la necesidad de que todos se sientan escuchados. Muchos proyectos se erosionan desde dentro porque se silencian las oportunidades de expresar las preocupaciones y opiniones, o se presume que no tienen valor. En mi experiencia he visto que una sesión diaria de unos cuantos minutos, puede aportar mucho a que los miembros del equipo saquen a la superficie problemas que mas adelante pueden ser mas complicados de manejar. Usar maneras de pensar Lean ayuda mucho a este tipo de sesiones de comunicación.
- Hacer reuniones de estado para reconectar a los miembros del equipo e impulsar el proyecto, estas sesiones, recomendablemente semanales ayudan a salir un poco del trabajo diario y ver desde un ángulo superior la meta que nos hemos trazado. Es importante cuidar el tiempo de estas reuniones, pero más importante es alinear las expectativas que tiene el Project Manager de los demás stakeholders.
- Realizar una buena gestión de riesgos. Sembrar acciones que eliminen, mitiguen o anulen los problemas que se puedan presentar. Aquí también es bueno visualizar con una agudeza cognitiva las oportunidades que podemos aprovechar.
En términos de flexibilidad:
- En el sector de las TI los cambios son rápidos y frecuentes. Reunir un equipo ágil y con capacidad de respuesta para abordar los retos en el momento conduce a un mayor éxito.
- La planificación debe ser algo continuo, no se puede planificar todo, pero siempre se puede ajustar.
En términos de enfoque:
- Elaborar una estrategia, que sea sistemática, orquestada. ¿Qué medios y recursos necesitas para obtener los resultados esperados?
- Trabajar con urgencia e importancia en cada paso impulsa el proyecto.
- Edificar los entregables paso a paso.
- Siempre tener clara la importancia que tienen el tiempo, el presupuesto y la calidad en el proyecto.
Sin lugar a duda, tener en cuenta estos factores ayudará significativamente a reducir los riegos, mantener claros los objetivos y el enfoque del proyecto, pero sobre todo a generar una alta probabilidad de cumplir con las expectativas e incluso superarlas.
En Magnet sabemos que la comprensión de los componentes esenciales de un proyecto TI garantizará que los planes ambiciosos se traduzcan en resultados tangibles.
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